【オフィスでの生産性が低いビジネスマン必見!】職場で仕事ができない理由とその改善策【TED】


【オフィスでの生産性が低いビジネスマン必見!】職場で仕事ができない理由とその改善策【TED】

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多くのビジネスマンが仕事をする場所である、オフィス。しかし、人々に「仕事に集中したい時、どこに行きますか?」と尋ねて、オフィスと答える人はほぼいないと、ソフトウェア開発会社「37シグナルズ」のCEOのジェイソン・フリードは言います。

その代わり返ってくる答えは、「自宅の空き部屋やカフェなどの空間」、「電車や飛行機などの移動時間」、「早朝や深夜といった時間」だそうです。つまり、ビジネスマンの多くは、オフィスでは仕事に集中できないと言うのです。

今回は、彼のTEDスピーチから、オフィスで仕事ができない理由と、その3つの解決策をご紹介します。

オフィスの現状

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現代のオフィスは、突然の用事や、昼食、雑用などによって作業時間がバラバラに小分けされすぎており、一つの作業に集中できる環境ではないと彼は言います。特に、デザイナーやプログラマー、エンジニアなど、クリエイティブや考える仕事に携わる人々は、まとまって集中できる時間を必要としており、現代のオフィス環境ではそれが実現されていません。

したがって、オフィスではなく、家や移動時間、誰もいない早朝や深夜のオフィスなどが一番仕事に適していると答える人が多いのです。

では、作業時間をバラバラに小分けする根本的な問題は何なのでしょうか?

仕事の邪魔をするM&M’s

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ジェイソンは、オフィス内の仕事の妨害は、マネージャーとミーティングだと主張します。

マネージャーは、まさに仕事に集中しているタイミングでやってきて、仕事の進捗状況などを聞いてきますが、これが仕事の妨害となってしまうのです。

そして、マネージャーが頻繁に行うことの一つに、ミーティングを開くことがあります。元々スケジュールが組まれている会議ならまだしも、マネージャーの突然の声掛けで始まるミーティングは、大した中身もない会議のために全員の作業や大事な考え事が中断されてしまい、作業効率を下げてしまうと彼は言います。

オフィスでの仕事を捗らせるための3つの提案

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彼はマネージャーとミーティングが仕事の邪魔をする2つの要素だと主張し、最後にこの問題を解決するための3つの提案を行います。

1.  サイレント・サーズデー

彼は、カジュアル・フライデーにちなんで、サイレント・サーズデーという日を提案します。これは、月に一度、ある木曜日の午後だけはオフィスで誰も話してはいけないようにするというものです。

誰も互いに話しかけないことで、集中力が高まり、膨大な量の仕事が片付くため、オフィスで静かな午後の時間を提供することは、非常に価値が有るものです。そして、これが上手く機能したらその頻度を増やすべきだと彼は主張します。

2.  受動的なコミュニケーションへの切り替え

これは、企業によってはかなり取り入れられているかもしれませんが、コミュニケーションの質を能動的なものから受動的なものに切り替えましょうと彼は主張します。ここで言う能動的なコミュニケーションとは、肩をたたいて話しかけたり、会議を開くことであり、受動的なコミュニケーションとは、メールやメッセンジャーを用いたコミュニケーションのことです。

メールやチャットの良い所は、自分のタイミングで対応できることです。集中したい時は作業に集中し、それが途切れた時にメールやメッセンジャーへの対応をすることで、仕事にもメリハリが付きます。

3.  予定された会議を一度中止にしてみる

予定された会議があり、権限があるなら一度それを中止しましょう。延期ではなく、中止です。それでも特に問題は起こらないことがわかるはずだと彼は主張します。彼は、職場でいかに不要なミーティングが多いかを強調しています。

まとめ

いかがでしたでしょうか?

多くのビジネスマンの方が納得できる内容だったのではないかと思います。一人一人が仕事に集中できる環境をつくることが、仕事の質の向上につながります。

社員の誰もが、集中して仕事をするならオフィスが良いと言えるような環境を作っていきましょう。

動画はこちらです。